Retreat-Anmeldung und -Unterkunft umgestalten
Die Insight Meditation Society (IMS) sah sich mit einer wachsenden Herausforderung konfrontiert: die Verwaltung von Tausenden von Anmeldungen für Retreats und die Zuweisung von Unterkünften über veraltete, manuelle Systeme. Mit GoMeddo und Blackthorn hat die IMS ihre Abläufe in eine einheitliche, auf Salesforce basierende Lösung umgewandelt, die die Registrierung vereinfacht, die Unterbringung automatisiert und den Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die Unterstützung von Retreat-Teilnehmern auf ihrem Weg zur Achtsamkeit.
Einleitung: Eine Tradition trifft auf moderne Effizienz
Die Insight Meditation Society (IMS) hat Jahrzehnte damit verbracht, Studenten in der Praxis der Vipassana- (Einsicht) und Metta- (Güte und Liebe) Meditation anzuleiten. Eingebettet in fast 400 bewaldete Hektar im Zentrum von Massachusetts, heißen das Retreat Center und das Forest Refuge jedes Jahr Tausende von Teilnehmern willkommen. Diese Zentren bieten nicht nur einen Raum für die Praxis, sondern auch eine unterstützende Umgebung, in der Lehrer und Mitarbeiter die Bedingungen für tiefes Lernen, Bewusstsein und Mitgefühl schaffen.
Doch hinter der ruhigen Atmosphäre seiner Exerzitien stand IMS vor sehr modernen Herausforderungen. Veraltete Systeme für die Anmeldung, Unterbringung und Bezahlung machten die Prozesse sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Teilnehmer umständlich. Die manuelle Planung und Berichterstellung verschlang wertvolle Zeit, während ineffiziente Arbeitsabläufe das Gesamterlebnis der Retreats zu beeinträchtigen drohten. IMS wusste, dass es Zeit für eine Veränderung war.
Über die Insight Meditation Society
Das 1975 gegründete IMS ist eines der ältesten Meditations-Retreat-Zentren der westlichen Welt und dient als Eckpfeiler für Praktizierende der buddhistischen Meditation. Seine Aufgabe ist es, Lehren anzubieten, die Achtsamkeit, Mitgefühl und Weisheit fördern, und gleichzeitig eine Retreat-Umgebung zu bieten, die Wachstum und Transformation unterstützt. Mit Einrichtungen, die auf zwei Standorte verteilt sind, muss IMS Anmeldungen, Raumzuweisungen und Teilnehmerbedürfnisse in einer Weise ausbalancieren, die sowohl betriebliche Exzellenz als auch das Mitgefühl, das im Mittelpunkt der Mission steht, widerspiegelt.
Die Herausforderung: Veraltete und manuelle Prozesse
Als die Popularität der IMS-Klausuren zunahm, wurden die Grenzen der veralteten Systeme deutlich. Die Anmeldung erfolgte größtenteils manuell, so dass die Mitarbeiter alles von Zahlungen und Stipendien bis hin zu Rückerstattungen und Gutschriften ohne eine zentrale Plattform abwickeln mussten. Die Zuweisung von Unterkünften war ebenso umständlich, und die Mitarbeiter verbrachten Stunden damit, die Präferenzen der Teilnehmer mit der variablen Verfügbarkeit von Zimmern abzugleichen.
Dieser Mangel an Integration führte zu Ineffizienzen in allen Bereichen. Das Personal wurde von der Betreuung der Teilnehmer abgezogen, um sich wiederholende Verwaltungsaufgaben zu erledigen, und die Erstellung von Berichten war zeitaufwändig. Einfache Fehler in der Terminplanung konnten sich zu Unterbrechungen der Dienstleistungen auswachsen. Was IMS brauchte, war klar: ein einheitliches System, das Anmeldung, Zahlungen und Unterkunftsverwaltung in einem einzigen rationalisierten Prozess zusammenfasst.
Warum GoMeddo & Blackthorn
IMS wandte sich an Blackthorn und GoMeddo, um eine robuste und Salesforce-native Lösung zu erhalten. Die Veranstaltungs- und Registrierungsmanagementfunktionen von Blackthorn sorgten dafür, dass Teilnehmeranmeldungen, Zahlungen und Stipendien problemlos abgewickelt werden konnten. GoMeddo ergänzte dies durch die Verwaltung von Unterkünften und Belegungen direkt in Salesforce und verwandelte Registrierungsdaten in umsetzbare Raumzuweisungen.
Der Wert dieser Integration lag in ihrer Einfachheit und Skalierbarkeit: ein einziges, in Salesforce integriertes System, in dem Registrierungen, Zahlungen und Wohnungsdaten nahtlos zusammenfließen, ohne dass manuelle Abstimmungen oder Konnektoren von Drittanbietern erforderlich sind.
Die Lösung: Ein einheitlicher Salesforce-Native-Ansatz
Das neue System kombiniert die Stärken beider Plattformen in einem zusammenhängenden Arbeitsablauf:
-> Blackthorn verwaltet alle Aspekte der Registrierung, einschließlich Teilnehmeranmeldungen, Zahlungen, Erstattungen und Stipendien.
-> Die Daten aus den Anmeldungen fließen automatisch in GoMeddo ein, das die Backend-Abläufe für das Wohnungs- und Belegungsmanagement organisiert.
-> Die Mitarbeiter können nun Berichte erstellen, die direkt in die Zuweisung von Unterkünften einfließen und sicherstellen, dass die Präferenzen der Teilnehmer berücksichtigt werden und die Unterbringung in beiden Einrichtungen optimiert wird.
-> Das Personal kann nun die GoMeddo Drag-and-Drop-Funktion nutzen, um die Gäste schnell den verfügbaren Zimmern zuzuweisen.
-> Die Integration unterstützt fortschrittliche Funktionen wie Veranstaltungsmanagement, Belegungsmanagement für mehrere Standorte und maßgeschneiderte Unterkunftsanfragen, um jedem Teilnehmer ein individuelles Erlebnis zu bieten.
Für die Teilnehmer bedeutet dies, dass ihre Anmeldedaten und Unterkunftsanfragen mühelos in einem einzigen Vorgang verwaltet werden. Für die Mitarbeiter bedeutet es, dass sie weniger Zeit für die Verwaltung aufwenden müssen und mehr Zeit für die Betreuung der Teilnehmer zur Verfügung steht.
Die Ergebnisse: Effizienz, Erfahrung und Fokus
Die Einführung von GoMeddo und Blackthorn hat die Art und Weise verändert, wie IMS seine Retreats verwaltet. Die Gäste kommen nun in den Genuss einer reibungsloseren, individuelleren Unterbringung, da ihre Bedürfnisse über das System erfasst und erfüllt werden. Die manuelle Arbeit wurde reduziert, so dass sich die Mitarbeiter auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren können: die Anleitung, Unterstützung und Betreuung der Teilnehmer von Exerzitien.
Auf der operativen Seite sind die tägliche Berichterstattung und die mit der Registrierung verbundenen Aufgaben schneller, klarer und zuverlässiger geworden. Was früher ein zeitaufwändiger Prozess war, ist jetzt gestrafft und ermöglicht es IMS, seine Retreats effizient und sicher durchzuführen. In den Worten des Teams hat das System "die Art und Weise verändert, wie wir unsere registrierungsbezogene Arbeit und die täglichen Berichte erledigen", wodurch ein belastbarerer und zukunftsfähigerer Betrieb geschaffen wurde.
Schlussfolgerung: Eine Grundlage für Wachstum
Für IMS stellt die Kombination von GoMeddo und Blackthorn mehr als nur ein IT-Upgrade dar; es ist eine Umgestaltung der Art und Weise, wie Retreats organisiert und durchgeführt werden. Mit Anmeldungen, Zahlungen und Unterkunftsinformationen, die vollständig in Salesforce verwaltet werden, hat IMS eine skalierbare und effiziente Grundlage geschaffen, die sowohl die Erfahrung der Teilnehmer als auch die Produktivität der Mitarbeiter verbessert.
Durch die Verbindung von Tradition und moderner Technologie kann IMS seine Mission, Achtsamkeit und Mitgefühl zu verbreiten, weiter ausbauen, unterstützt durch Systeme, die so nahtlos und zuverlässig sind wie die Retreats selbst.
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