Globale Studentenunterkünfte mit Education First umgestalten
Die Verwaltung dieses Umfangs erfordert Präzision und Koordination, insbesondere wenn es um die Unterbringung von Studenten geht, die ein wichtiger Bestandteil des Studentenlebens ist. In diesem Artikel erfahren Sie, wie EF die Vermittlung von Studentenunterkünften zu 99 % automatisiert hat und so die manuellen Eingriffe drastisch reduziert.
Wer ist Education First?
EF Education First wurde 1965 gegründet und ist weltweit führend in den Bereichen Sprachtraining, akademisches Studium, Kulturaustausch und Bildungsreisen. Mit einer Präsenz in über 100 Ländern und Regionen und mehr als 600 Schulen und Büros weltweit hat EF Millionen von Schülern die Möglichkeit gegeben, die Welt durch Bildung zu entdecken, sei es durch das Erlernen einer neuen Sprache, die Teilnahme an einem kulturellen Austausch oder ein Studium im Ausland. Die Verwaltung eines solchen Unternehmens erfordert Präzision und Koordination, insbesondere wenn es um die Unterbringung der Schüler geht, die ein wichtiger Bestandteil der Schülererfahrung ist. In diesem Artikel erfahren Sie, wie EF 99 % seiner Unterkunftsvermittlungen automatisiert hat und so den manuellen Aufwand drastisch reduziert.
Herausforderung
Im Zuge des weltweiten Wachstums von EF wurde die Verwaltung der Studentenunterkünfte immer komplexer. Die bestehenden Systeme definierten die Unterbringungskapazität in starren Begriffen, die nicht mit der realen Nutzung übereinstimmten. Wichtige Einschränkungen, wie z. B. Altersbeschränkungen für bestimmte Stockwerke oder geschlechtsspezifische Nähe zu den Einrichtungen, wurden im System nicht berücksichtigt, was zu irreführenden Daten und manuellen Umgehungen führte. Die Mitarbeiter verließen sich oft auf ihr Stammeswissen, um die Unterbringung zu organisieren, was in großem Maßstab nicht mehr tragbar war.
Erschwerend kommt hinzu, dass das Schüleraufkommen bei EF das ganze Jahr über drastisch schwankt. Während der Hauptreisemonate wie Juli und August konzentriert sich bis zu 50 % des Schülerverkehrs. Das frühere System behandelte die Kapazität jedoch das ganze Jahr über als statisch und bot keine Flexibilität zur Anpassung der Verfügbarkeit an saisonale Spitzen oder demografische Veränderungen. So konnte das System beispielsweise nicht ohne Weiteres eine Gruppe von mehr als 50 Schülern unterbringen, die gemeinsam reisen, oder Plätze für Schüler unter 18 Jahren reservieren, die eine besondere Betreuung benötigen.
Den Vertriebsteams fehlte außerdem der Überblick darüber, welche Unterkünfte tatsächlich verfügbar waren. Da die Unterkünfte nicht nach aktuellen oder zukünftigen Einschränkungen gefiltert werden konnten, kam es häufig zu Unstimmigkeiten. Dies führte zu Umsatzeinbußen, nicht ausgelasteten Kapazitäten und kostspieligen Kapazitätserweiterungen in letzter Minute. All diese Probleme trugen zu höheren Betriebskosten und langsameren Reaktionszeiten bei - ein unhaltbares Modell für eine wachsende globale Einrichtung.
Warum GoMeddo
EF benötigte einen Partner, der mehr als nur einen Buchungskalender anbieten konnte. Sie brauchten eine dynamische, regelbasierte Planungslösung, die die reale Komplexität der globalen Studentenunterkünfte modellieren konnte, und das alles nativ in Salesforce. GoMeddo erwies sich aufgrund seiner großen Flexibilität bei der Kapazitätsdefinition, seiner fortschrittlichen Regellogik und seiner Echtzeit-Simulationsfunktionen als die ideale Plattform.
GoMeddo ermöglichte EF die Konfiguration von Unterkunftsressourcen, sei es ein Bett, ein Zimmer oder ein ganzes Gebäude, mit detaillierten Attributen und Logik. Zeitliche Beschränkungen, Belegungsregeln auf der Grundlage demografischer Kriterien und regionale Sicherheitsauflagen konnten nun definiert und automatisch durchgesetzt werden. Diese Funktionen gaben EF eine noch nie dagewesene Flexibilität und ersetzten statische Modelle durch eine dynamische Konfiguration, die sich an saisonale und demografische Veränderungen anpasst.
Über die Konfiguration hinaus unterstützte die Regel-Engine von GoMeddo eine intelligente Konfliktlösung und eine geo-spezifische Abgleichslogik, die es EF ermöglichte, die Vermittlungen an lokale Vorschriften und Standards anzupassen. Entscheidend ist, dass die EF-Vertriebsteams nun individuelle Schüleranfragen simulieren und sofort sehen konnten, welche Unterkünfte tatsächlich verfügbar waren. Dies verbesserte ihre Fähigkeit, Schülern und Eltern personalisierte, genaue Vermittlungen anzubieten, erheblich.
Lösung
GoMeddo unterstützte EF beim Aufbau einer zentralisierten, zu 100 % Salesforce-basierten Single Source of Truth für die Verwaltung von Studentenunterkünften. Dies ermöglichte einen einheitlichen Wohnungsdatensatz, der abteilungsübergreifend zugänglich ist und sicherstellt, dass Vermittlung, Vertrieb und Betrieb mit denselben zuverlässigen Informationen arbeiten.
Mit GoMeddo führte EF ein globales automatisiertes Studentenmatching ein, das regelbasierte Kriterien verwendet, die je nach Reiseziel, Unterkunftsart oder Gruppenprofil angepasst werden können. Ob es um die Zuweisung einer Gastfamilie für eine 17-jährige Studentin in Costa Rica oder die Buchung von Zweibettzimmern für eine Gruppe von 50+ Studenten in Rom ging, EF konnte nun mit Präzision und Vertrauen zuordnen.
Darüber hinaus bot GoMeddo dem Vertrieb Verfügbarkeit in Echtzeit, so dass die Teams Buchungen simulieren und sofort mit den am besten geeigneten Optionen reagieren konnten. Dadurch wurde nicht nur der Vertriebsprozess gestärkt, sondern auch die betriebliche Agilität gefördert, da es einfacher war, nicht ausgelastete Bestände aufzufüllen oder die Nachfrage für Zeiten mit hohem Aufkommen vorherzusagen.
Ergebnisse
Seit der Einführung von GoMeddo hat EF 99 % seiner Vermittlungen von Studentenunterkünften automatisiert und damit den Bedarf an manuellen Eingriffen drastisch reduziert. Die Matching-Logik des Systems führte zu einer 19-prozentigen Steigerung des automatischen Matching-Erfolgs und half EF dabei, seine Vermittlungsabläufe zu optimieren und die Qualität der Studentenerfahrungen zu verbessern.
Die Vertriebsteams profitieren nun von einem umfassenden Einblick in die dynamische Verfügbarkeit, so dass sie den Studenten mit Zuversicht die besten Unterkunftsoptionen empfehlen können. Und mit präzisen Echtzeitdaten als Grundlage für die Unterkunftsentscheidungen von EF legt das Unternehmen nun den Grundstein für dynamische Preisstrategien und verwandelt zuvor nicht ausgelastete Bestände in umsatzsteigernde Anlagen.
Die Lösung von GoMeddo hat nicht nur die betriebliche Komplexität für EF reduziert, sondern auch eine globale Skalierung der Unterkunftsprozesse mit höherer Genauigkeit, Effizienz und Zufriedenheit der Studenten ermöglicht.
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