Wie Boat Bike Tours mit GoMeddo Reiseerlebnisse souverän skaliert

Wer ist Boat Bike Tours?

Jedes Jahr begrüßt Boat Bike Tours mehr als 25.000 Gäste an Bord, von denen viele immer wieder zurückkehren. Mit kleinen Gruppen von 12 bis maximal 112 Passagieren pro Schiff hat sich Boat Bike Tours bewusst für ein intensives Erlebnis statt für Massentourismus entschieden. Sorgfältig geplante Routen, freundliche Crews, erfahrene Reiseleiter und aufmerksamer Service sorgen dafür, dass sich jede Reise persönlich und durchdacht organisiert anfühlt.

Die Geschichte des Unternehmens begann vor mehr als 40 Jahren in den Niederlanden mit einer kleinen Flotte von Passagierschiffen und der Vision, abenteuerlustigen Gruppen einzigartige Reiseerlebnisse zu bieten. Im Laufe der Zeit entwickelte sich das Unternehmen weiter und erweiterte seine Flotte, sein Streckennetz und seine Konzepte um eine ganz besondere Art, Europa in entspanntem Tempo zu erkunden.

Obwohl Schiffe im Laufe der Jahre immer komfortabler geworden sind, ist eines gleich geblieben: Jedes Schiff hat seinen eigenen Charakter, und jede Tour wird mit Sorgfalt geplant.

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Die Herausforderung: Komplexität in großem Maßstab bewältigen

Hinter den Kulissen ist die Umsetzung eines solchen Erlebnisses operativ sehr komplex. Boat Bike Tours verwaltet ein umfangreiches Ökosystem aus Schiffen, Kabinen, Fahrrädern, Routen, Anlegeplätzen, Aktivitäten und Mitarbeitern, das perfekt aufeinander abgestimmt sein muss, bevor eine einzige Buchung für die Öffentlichkeit freigegeben werden kann.

Bisher waren Planungs- und Buchungssysteme von der zentralen Salesforce-Umgebung getrennt. Die Daten waren über mehrere Tools verteilt, was die Transparenz einschränkte und eine zuverlässige Steuerung des Wachstums erschwerte. Manuelle Arbeiten stellten eine hohe Belastung für die Mitarbeiter dar, und die Koordination der Verfügbarkeit von Personen, Standorten und Ressourcen erforderte einen ständigen Aufwand.

Da das Unternehmen weiter wuchs, wurde Skalierbarkeit zu einem entscheidenden Thema. Boat Bike Tours benötigte eine zukunftssichere Lösung, die der steigenden Nachfrage, komplexen Planungsanforderungen und langfristigen Prognosen gerecht werden konnte, ohne alle paar Jahre einen Systemwechsel zu erzwingen.

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Warum GoMeddo

Boat Bike Tours war auf der Suche nach einer Salesforce-nativen Terminplanungslösung, die in die bestehende Salesforce-Umgebung integriert werden und mit dem Unternehmen mitwachsen konnte. GoMeddo wurde vom Salesforce-Partner Gen25 als Plattform vorgestellt, die komplexe Ressourcenplanung bewältigen kann und gleichzeitig flexibel und konfigurierbar ist.

Besonders hervorzuheben war die Fähigkeit von GoMeddo, Mitarbeiter, Standorte und Ressourcen in einem einzigen System zu verwalten. Das gab uns die Gewissheit, dass selbst bei einem Wachstum des Unternehmens von bis zu 100 % im Jahresvergleich die zugrunde liegende Planungsplattform nicht zu einem Engpass werden würde.

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Die Lösung: Erst planen, dann buchen

GoMeddo spielt eine entscheidende Rolle bei der Planung aller Aktivitäten von Boat Bike Tours.

Bevor eine Reise zur Buchung freigegeben wird, wird die gesamte Reise von Anfang bis Ende geplant. Routen, Schiffe, Kabinen, Anlegeplätze, Aktivitäten, Personal und Ressourcen werden im Voraus festgelegt. Erst wenn der Beginn und das Ende einer Reise vollständig festgelegt sind, werden die Buchungen für Kunden freigegeben.

GoMeddo wird verwendet, um Touren zu planen, Schiffe und deren Kabinen zu verwalten, Routen zu organisieren und Aktivitäten zu koordinieren. Kunden können dann ihre Reisen selbst buchen und sich darauf verlassen, dass die Verfügbarkeit korrekt ist und vollständig mit der betrieblichen Realität übereinstimmt.

Da GoMeddo Verfügbarkeits- und Nutzungsdaten in Echtzeit verwaltet, kann Boat Bike Tours weit in die Zukunft planen. Tatsächlich hat das Team bereits einen klaren Überblick über die Planungskalender bis zum Jahr 2027. Diese langfristige Sichtbarkeit unterstützt strategische Entscheidungen, Kapazitätsplanung und Wachstumsinitiativen.

Die Komplexität der Koordination von Booten, Fahrrädern, Standorten und Personen wird zentral verwaltet, sodass Teams über eine einzige zuverlässige Informationsquelle verfügen und manuelle Umgehungslösungen überflüssig werden.

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Wie es im wirklichen Leben aussieht

Wenn Boat Bike Tours eine neue Saison startet, plant das Team zunächst jede Tour in GoMeddo und weist Schiffe, Kabinen, Routen, Anlegeplätze, Fahrräder und Personal zu. Sobald alles abgestimmt ist, werden die Buchungen freigegeben und Kunden können ihre Reise ganz einfach auswählen und reservieren.

Wenn Buchungen eingehen, müssen die Mitarbeiter keine Tabellen manuell überprüfen oder Systeme miteinander abgleichen. Aktivitäten, Raumzuweisungen und Ressourcen sind bereits berücksichtigt. Änderungen können zentral verwaltet werden, und die Teams wissen immer, was wann und wo geschieht.

Das Ergebnis ist ein reibungsloses Erlebnis für Mitarbeiter und Gäste, bei dem das Vertrauen in den Betrieb zu außergewöhnlichen Reiseerlebnissen beiträgt.

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Die Ergebnisse

Mit GoMeddo kann Boat Bike Tours sein Wachstum souverän bewältigen. Die Plattform wächst mit dem Unternehmen mit, selbst in Zeiten rascher Expansion, ohne dass es zu operativen Belastungen kommt.

Der manuelle Arbeitsaufwand wurde erheblich reduziert, sodass sich die Mitarbeiter nun auf wertschöpfende Tätigkeiten statt auf administrative Koordinationsaufgaben konzentrieren können. Die Transparenz in Bezug auf Touren, Ressourcen und Zukunftsplanung hat sich verbessert, wodurch Entscheidungen schneller und zuverlässiger getroffen werden können.

Vor allem hat sich das Kundenerlebnis verbessert. Gäste profitieren von genauer Verfügbarkeit, reibungslosen Buchungsvorgängen und gut organisierten Reisen, während Boat Bike Tours an Effizienz und Skalierbarkeit gewinnt und eine zukunftsfähige Grundlage für weiteres Wachstum schafft.