Rationalisierung der globalen Veranstaltungsplanung für Southwest Airlines
Als Southwest Airlines seine weltweite Präsenz bei wichtigen Branchenveranstaltungen ausbaute, wurde die Koordination von Flugplänen über Zeitzonen und Märkte hinweg immer komplexer. Manuelle Prozesse konnten mit dem erforderlichen Tempo und Umfang nicht mithalten. Um die Planung zu rationalisieren und sicherzustellen, dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind, wandte sich Southwest an GoMeddo.
Über Southwest Airlines
Southwest Airlines nahm 1971 den Flugbetrieb auf und veränderte den Inlandsflugverkehr mit seinem kostengünstigen, hochfrequenten Service. Die Fluggesellschaft, die zunächst nur drei Städte in Texas bediente, expandierte nach der Deregulierung rasch und ist heute eine der größten Fluggesellschaften Nordamerikas. Mit über 4.000 täglichen Flügen und 117 Flughäfen in 42 US-Bundesstaaten und 11 internationalen Zielen ist Southwest nach wie vor für seinen kundenorientierten Ansatz, seine betriebliche Effizienz und seine Innovationsgeschichte bekannt - vom ticketlosen Reisen bis zur Online-Buchung.
Die Herausforderung
Als Southwest begann, an mehr globalen Branchenkonferenzen und Handelsveranstaltungen teilzunehmen, wurde die Koordinierung der Zeitpläne von Account Executives (AEs) und Business Development Representatives (BDRs) immer komplexer. Die Veranstaltungen fanden in verschiedenen Zeitzonen, in unterschiedlichen Märkten und oft gleichzeitig statt. Die gesamte Terminplanung wurde jedoch manuell über Outlook verwaltet, ohne dass ein zentraler Überblick möglich war.
Das machte es schwierig, Teammitglieder den richtigen Veranstaltungen oder Kunden zuzuordnen. Den Mitarbeitern fehlte der Überblick darüber, wo sich die Mitarbeiter befanden, wo sie sein mussten und wie ihre Verfügbarkeit war, was zu einem Mangel an Transparenz bei Doppelbuchungen, verpassten Gelegenheiten und zeitaufwändiger Koordination führte. Da Transparenz und Reaktionsfähigkeit von großer Bedeutung sind, war es klar, dass eine skalierbarere Lösung benötigt wurde.
Warum GoMeddo
GoMeddo kam ins Spiel, als Southwest nach Möglichkeiten suchte, seinen Salesforce-Stack zu verbessern. Als 100% Salesforce-native Lösung bot GoMeddo die Flexibilität, Struktur und Integration, die Southwest benötigte. Es ging nicht nur darum, die Zeit zu verwalten, sondern auch darum, intelligentere Entscheidungen zu treffen, die darauf basieren, wer verfügbar ist, wo sie sich befinden und was für jedes Ereignis erforderlich ist.
GoMeddo entsprach den Zielen von Southwest, da es keine Tools von Drittanbietern mehr benötigte und direkt mit Salesforce synchronisiert wurde, wo ein Großteil der Vertriebs- und CRM-Aktivitäten bereits stattfand. Dies ermöglichte eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen den Teams und vereinfachte den Prozess der Veranstaltungsplanung.
Die Lösung
Mit GoMeddo implementierte Southwest ein zentralisiertes internes Terminplanungssystem, das auf globale Operationen zugeschnitten ist. Die Plattform ermöglichte die Verwaltung mehrerer Zeitzonen, so dass das Team Veranstaltungen über Kontinente hinweg koordinieren konnte, ohne dass es zu Verwechslungen oder Überschneidungen kam.
Bei jeder Buchung sorgte GoMeddo dafür, dass die Mitarbeiter je nach Verfügbarkeit, Reiseort und spezifischen Anforderungen an die Veranstaltung den entsprechenden Plätzen zugeordnet wurden. Ganz gleich, ob für eine Veranstaltung zweisprachige Mitarbeiter, ein bestimmtes Dienstalter oder erforderliche Genehmigungen erforderlich waren, die Regel-Engine und die dynamische Buchungslogik von GoMeddo passten sich an jeden Anwendungsfall an. Und da alles innerhalb von Salesforce ablief, blieben alle Daten verbunden und sichtbar, wodurch Silos beseitigt und die Entscheidungsfindung verbessert wurde.
Das System unterstützte auch Aktualisierungen in Echtzeit, so dass Anpassungen im laufenden Betrieb ohne Genauigkeitsverlust möglich waren. Dies war besonders nützlich in Zeiten mit hohem Aufkommen oder wenn mehrere Ereignisse gleichzeitig in verschiedenen Regionen stattfanden.
Die Ergebnisse
Detaillierte Leistungskennzahlen sind noch in der Entwicklung, aber erste Rückmeldungen deuten auf eine deutlich verbesserte Planungseffizienz, eine bessere Transparenz für Planer und Vertriebsleiter und eine reibungslosere Erfahrung für die Flugbegleiter vor Ort hin. Southwest ist nun in der Lage, zuverlässig zu planen, da es weiß, dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.
Diese Implementierung hat dazu beigetragen, den Verwaltungsaufwand zu verringern, die Reaktionsfähigkeit zu verbessern und einen strategischeren Ansatz für die globale Veranstaltungsplanung zu entwickeln. Am wichtigsten ist jedoch, dass das Vertriebsteam nun über die nötigen Werkzeuge verfügt, um jede Gelegenheit optimal zu nutzen.
