GoMeddo-Zeitzonen: So funktioniert die weltweite Terminplanung in der Praxis

Das höre ich regelmäßig.

‍

Ein Facility-Manager in Amsterdam bucht einen Schulungsraum im Londoner Büro für 15:00 Uhr. Die Bestätigungs-E-Mail trifft im Posteingang des Teilnehmers in London ein und gibt ebenfalls 15:00 Uhr an.

‍

Der Teilnehmer erscheint also um 15:00 Uhr Londoner Zeit.

‍

Tatsächlich war der Raum jedoch für 15:00 Uhr Amsterdamer Zeit reserviert, was 14:00 Uhr in London entspricht. Als sie ankommen, ist der Raum bereits belegt.

‍

Das ist genau die Art von Zeitzonenproblem, das auf dem Papier zwar unbedeutend erscheint, im Tagesgeschäft jedoch erhebliche Störungen verursacht. Und sobald Ihr Unternehmen an mehreren Standorten, in mehreren Regionen oder Ländern tätig ist, wird der Umgang mit Zeitzonen zu einer Aufgabe, die Sie unbedingt richtig meistern müssen.

‍

GoMeddo hat die Funktionsweise der Zeitzonen über den gesamten Buchungszyklus hinweg kontinuierlich verbessert. Lassen Sie mich Ihnen das näher erläutern.

‍

‍

Jede Reservierung hat ihre eigene Zeitzone

‍

In GoMeddo ist jede Reservierung mit einer bestimmten Zeitzone verknüpft. Diese Zeitzone kann je nach den Abläufen in Ihrer Organisation unterschiedlich sein.

‍

Bei vielen Teams richtet sich die Zeitzone nach der Ressource. Ein Raum in Amsterdam verwendet die Amsterdamer Zeit. Ein Raum in London verwendet die Londoner Zeit. Sie legen dies einmalig im Ressourceneintrag fest, und Reservierungen für diese Ressource verwenden automatisch die richtige Zeitzone.

‍

Allerdings bezieht sich nicht jede Buchung auf ein Zimmer. Sie können auch Personal, Ausrüstung, Fahrzeuge, Schulungen oder andere benutzerdefinierte Objekte planen. Aus diesem Grund unterstützt GoMeddo auch Zeitzonenfelder für Dimensionen. Seit dem ersten Quartal 2025 verfügt jede Dimension über eine eigene Zeitzone, die über die globale Auswahlliste „GoMeddo-Zeitzonen“ festgelegt wird.

‍

Sie können außerdem festlegen, welcher Teil der Buchung für die Zeitzone maßgeblich sein soll. So möchte beispielsweise ein Schulungsanbieter möglicherweise, dass die Zeitzone des Trainers für die Buchung maßgeblich ist, während bei einer Buchung eines Veranstaltungsortes die Zeitzone des Raums zugrunde gelegt werden soll.

‍

Das Ziel ist einfach: Bei jeder Reservierung wird die Zeitzone verwendet, die für diese konkrete Buchung am sinnvollsten ist.

‍

‍

So sieht das im Kalender aus

‍

Nehmen wir einmal an, Sie verwalten Veranstaltungsorte sowohl in Amsterdam als auch in London.

‍

In Ihrem GoMeddo-Kalender wird jeder Veranstaltungsort in einer eigenen Spalte angezeigt. Wenn Sie einen Termin um 15:00 Uhr in Amsterdam und einen weiteren um 14:00 Uhr in London buchen, werden diese Termine im Kalender auf derselben visuellen Höhe angezeigt.

‍

Warum? Weil sie im wirklichen Leben genau in diesem Moment stattfinden.

‍

In jeder Spalte wird jedoch weiterhin die korrekte Ortszeit für den jeweiligen Standort angezeigt. Wenn Sie eine Reservierung von Amsterdam nach London verschieben, behält GoMeddo die Ortszeit des Zielorts bei. Wenn ein Termin also um 15:00 Uhr Ortszeit stattfinden soll, bleibt er unabhängig vom neuen Ort weiterhin als 15:00 Uhr Ortszeit erkennbar.

‍

Das ist beabsichtigt. Die meisten Menschen, die ein Zimmer, einen Veranstaltungsort oder eine Einrichtung buchen, orientieren sich an der Ortszeit des jeweiligen Ortes.

‍

Dies funktioniert auch bei Selbstbuchungen. Die Zeitzonenverwaltung ist nicht nur für interne Teams gedacht, die den GoMeddo-Kalender nutzen. Sie funktioniert auch in kundenorientierten Buchungsabläufen. Wenn jemand den Zeitfenster-Selektor in einem Experience-Cloud-Portal nutzt, können die verfügbaren Zeitfenster in der Ortszeit der zu buchenden Ressource angezeigt werden. Wenn also ein Kunde in New York einen Schulungsraum in Amsterdam bucht, sieht er die Zeiten in Amsterdam.

‍

Das Gleiche gilt für den Frontend Builder. Ihre Self-Service-Buchungsseite kann für jeden Veranstaltungsort, jede Ressource oder jede Dienstleistung die richtige Ortszeit anzeigen, ohne dass dies bei der buchenden Person Verwirrung stiftet.

‍

Dies ist besonders nützlich für Organisationen, deren Kunden, Mitarbeiter oder Ressourcen über verschiedene Regionen verteilt sind. Unabhängig davon, ob jemand über eine öffentliche Seite, ein Portal oder einen internen Prozess bucht, wird ihm die für die jeweilige Buchung relevante Uhrzeit angezeigt.

‍

‍

Sie entscheiden, wie die Uhrzeit angezeigt werden soll

‍

Es gibt nicht die eine richtige Art, Zeitzonen darzustellen. Verschiedene Teams benötigen unterschiedliche Ansichten. Ein lokaler Veranstaltungsleiter möchte in der Regel die Buchungen in der Zeitzone des jeweiligen Veranstaltungsorts sehen. Ein zentrales Planungsteam zieht es möglicherweise vor, alles in seiner eigenen Zeitzone zu sehen, um Zeitpläne leichter vergleichen zu können.

‍

Mit GoMeddo haben Sie die Kontrolle darüber.

‍

Im Kalender können Sie auswählen, ob die Zeiten in der lokalen Zeitzone der Ressource oder in der Zeitzone des Betrachters angezeigt werden sollen. Im Frontend Builder können Sie außerdem festlegen, ob verfügbare Zeitfenster der Zeitzone der Ressource oder der Zeitzone des Benutzers entsprechen sollen.

‍

Das bedeutet, dass Sie jeden Kalender oder jeden Buchungsablauf so einrichten können, wie es für die jeweiligen Nutzer am besten passt.

‍

‍

Bestätigungs-E-Mails und Kalendersynchronisierung

‍

Sobald eine Reservierung bestätigt ist, sorgt GoMeddo außerdem dafür, dass die Uhrzeit korrekt in externe Kalender übernommen wird. Wenn GoMeddo eine Bestätigungs-E-Mail mit einem ICS-Anhang versendet, lesen Programme wie Outlook, Google Kalender und Apple Kalender die Zeitzoneninformationen aus und zeigen den Termin für den Empfänger korrekt an.

‍

Das Gleiche gilt für die Synchronisierung von GoMeddo mit Outlook und Google Kalender. Termine werden zur richtigen Ortszeit der Person angezeigt, die sie aufruft. Ganz gleich, ob jemand von Amsterdam, London, New York oder einem anderen Ort aus arbeitet – die Terminvereinbarung bleibt stets korrekt.

‍

‍

Warum das wichtig ist

‍

Wenn Ihr Unternehmen in einer einzigen Zeitzone tätig ist, läuft das meiste davon unbemerkt im Hintergrund ab. Sobald Sie jedoch Ressourcen, Mitarbeiter oder Kunden über mehrere Zeitzonen hinweg verwalten, kommt es entscheidend darauf an, wie Ihre Terminplanungsplattform mit der Zeit umgeht. Eine mangelhafte Berücksichtigung der Zeitzonen kann zu versäumten Terminen, Doppelbuchungen, Verwirrung und einem Vertrauensverlust in das System führen.

‍
GoMeddo vermeidet dies, indem jede Reservierung bereits bei ihrer Erstellung an eine bestimmte Zeitzone gebunden wird.

‍

Das bedeutet, dass Zeitzonen nicht als Nebensache behandelt oder manuell umgangen werden. Sie sind direkt in die Buchungslogik integriert.

‍

Wenn Sie Zeitzonen für Ihre Dimensionen oder Reservierungstypen konfigurieren möchten, finden Sie die vollständige Anleitung unter documentation.gomeddo.com. Und falls Sie sich nicht sicher sind, welche Einstellung für Ihren Anwendungsfall geeignet ist, wenden Sie sich bitte an Ihren GoMeddo-Berater.

‍

Sie können Ihnen die verschiedenen Optionen erläutern, unabhängig von Ihrer Zeitzone.

‍