Die einzige Quelle der Wahrheit für die English National Opera

Die ENO ist „das nationale Opernhaus für alle“. Ihre auf Englisch gesungenen Aufführungen tragen dazu bei, Sprachbarrieren zu überwinden und „neue, inspirierende Opernerlebnisse zu schaffen“. Als Verfechterin der Inklusion widersetzt sich die English National Opera der traditionellen Erwartung, dass Gäste formelle Kleidung tragen müssen, und öffnet stattdessen ihre Türen für alle. Die ENO hat ein innovatives Modell entwickelt, das den Anforderungen der heutigen Zeit gerecht wird. Doch ihre Betriebsabläufe waren in der Vergangenheit stecken geblieben.

Wie jedes Opernhaus steht auch die ENO vor äußerst komplexen logistischen Herausforderungen: die Verwaltung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter, die sorgfältige Dokumentation und Lagerung von Requisiten und Kostümen, die Planung der Spielzeiten für die kommenden Jahre sowie der Versand gemieteter Opern ins Ausland.

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Verwaltung komplexer Logistik mit manuellen Legacy-Prozessen

Die Mitarbeiter müssen täglich mit einer Flut sich ständig ändernder Informationen jonglieren, die jedes einzelne Produktionselement betreffen. Unglaublicherweise, so Katie Haynes von der ENO, wurde all dies bisher mithilfe einer zentralen Excel-Tabelle namens „The Cards“ oder anhand von Papierunterlagen verwaltet, die in den einzelnen Abteilungen an Pinnwänden befestigt waren.

„Es ist unglaublich viel manuelle Überprüfungsarbeit, und jedes Mal, wenn wir eine Saison ankündigen, muss ich mich an meinen Computer setzen, die Datenbank überprüfen und sicherstellen, dass alle Angaben korrekt sind. Jeder trägt seine eigene, ausgedruckte Version von ‚The Cards‘ mit sich herum, und wenn sich etwas ändert, muss jeder die Informationen in seinen eigenen Unterlagen anpassen. Die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler – denn wir sind ja alle nur Menschen – ist unglaublich hoch, und wenn etwas falsch ist, könnte das wirklich schlimme Folgen haben.“

Angetrieben von der klaren Notwendigkeit, Prozesse zu zentralisieren, den Zugang zu Informationen zu verbessern und die Abläufe zu modernisieren, führte ENO ein Ausschreibungsverfahren durch, um einen Technologiepartner zu finden. Dieses Verfahren wurde 2020 mit der Auswahl von GoMeddo abgeschlossen.

"Letztendlich bot GoMeddo die größere Kapazität, unsere Ideen anzupassen und umzusetzen", sagt Katie. "Als Opernhaus haben wir sehr spezifische Anforderungen an die Bearbeitung und Handhabung von Buchungen, die nicht gerade dem Mainstream entsprechen. GoMeddo war dafür sehr aufgeschlossen."

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Eine zentrale Informationsquelle und ein einfaches digitales Verwaltungssystem

Aus diesem Grund haben sich ENO und GoMeddo zusammengeschlossen, um ein vollständig maßgeschneidertes System zu entwickeln, das die zahlreichen Buchungen und komplexen Details, die von einer Abteilung, Produktion oder Spielserie zur nächsten weitergegeben werden, rationalisieren kann. Es wurden maßgeschneiderte Funktionen entwickelt, um den spezifischen Anforderungen von ENO gerecht zu werden. Dazu gehört die Einrichtung einer „Ghost“-Funktion, mit der vor der Veröffentlichung Entwürfe von Zeitplänen erstellt werden können, was die Planungsmöglichkeiten verbessert, sowie die Entwicklung eines QR-Code-Systems zur Nachverfolgung und Zuordnung aller Kostümteile zu den jeweiligen Darstellern und Vorstellungen – dies gewährleistet Kontinuität und spart wertvolle Zeit. ENO verfügt nun über sechs separate Kalenderansichten, die alle von jedem mit entsprechender Berechtigung überlagert, angepasst und nach Bedarf bearbeitet werden können. Dies sorgt für eine Transparenz, die ENO bisher noch nie erlebt hat. Jedes einzelne Detail einer Aufführung ist nun an einem Ort zusammengefasst. Auf „Show Bibles“, die jeder Abteilung die spezifischen Anforderungen für jede einzelne Aufführung liefern, kann direkt und zentral zugegriffen werden, was eine besser vernetzte Arbeitsweise ermöglicht. In einer Branche mit langer Tradition ist die Möglichkeit, auf vergangene Details zurückzugreifen, von entscheidender Bedeutung.

„Wir verfügen nun über eine dauerhafte Aufzeichnung darüber, wer was bei welcher Aufführung getragen hat. In dieser Branche ist es entscheidend, das zu wissen. Wir können sagen: ‚Dieses Kleidungsstück wurde vor 30 Jahren von dieser Person getragen.‘ Außerdem können wir damit frühere Maße erfassen. Früher war es sehr mühsam, das für jede wöchentliche Aufführung zu tun, aber jetzt wird das im System sehr gut abgewickelt.“

Zum ersten Mal bietet ein neuer Künstlerkalender der ENO einen umfassenden Überblick darüber, was die Künstler gerade tun und wo sie sich aufhalten. Die Aktivitäten und Anforderungen jedes Künstlers – von rechtlichen Verpflichtungen bis hin zu Allergien – werden erfasst, was einen schnellen Überblick über die Verfügbarkeit ermöglicht und sicherstellt, dass die Arbeitsvorschriften eingehalten werden. Zudem wurden Kalenderansichten für Aufführungsorte, Opernvermietungen, Mitarbeiter, Spielzeiten und natürlich „The Cards“ erstellt, die einen vollständigen Überblick bieten. ENO und GoMeddo haben gemeinsam eine nahezu exakte digitale Nachbildung von „The Cards“ entwickelt, sodass jeder mit einem iPad oder Smartphone auch unterwegs auf die aktuellste Version zugreifen kann – was im Theaterbetrieb unverzichtbar ist. Wichtig ist, dass die ENO nun über eine einzige verlässliche Informationsquelle für ihre gesamte Planung verfügt, wodurch die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler erheblich verringert wird. Diese Funktionalität kommt in einer für den Kunstsektor äußerst schwierigen Zeit zum Einsatz, in der COVID-Beschränkungen den Zugang zu Aufführungen stark einschränken. Katie weist jedoch darauf hin, dass Technologie heute mehr denn je benötigt wird.

„Früher haben wir die Produktionsläufe Jahre im Voraus geplant, und alles war feststehend; wir kannten unsere Budgets, und es gab kaum Abweichungen. Aber wegen COVID musste ich ‚The Cards‘ wöchentlich verschicken, da sich die Pläne ständig änderten.“

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Sich ändernde Vorschriften und Zuschauerzahlen

‍‍Aufgrund dersich ändernden Vorschriften hinsichtlich Zuschauerzahlen und Sicherheitsvorkehrungen wurden Live-Aufführungen durch Aufzeichnungen oder Werbespots ersetzt, bei denen die Räumlichkeiten unter Einhaltung der COVID-Vorschriften sicher genutzt werden konnten. Dank GoMeddo konnte die ENO flexibel reagieren und leichter vorausschauend planen. Als Salesforce-Integration liefert GoMeddo detaillierte Berichte, die die weitere Planung und Budgetierung unterstützen. Der Mitarbeiterkalender ist eine Funktion, die für die ENO erhebliche Auswirkungen auf das Budget hat.

„Früher konnten wir nie genau sagen, wie viele Stunden wir an einer Sendung gearbeitet haben. Dazu fehlten uns einfach die Möglichkeiten. Wir konnten nicht erfassen, an welchen Sendungen die Mitarbeiter gerade arbeiteten, was bedeutete, dass wir bei der Budgetplanung immer auf fundierte Schätzungen angewiesen waren. Heute hingegen verfügen wir über einen sehr genauen Bericht, aus dem genau hervorgeht, wie viele Stunden für diese Sendung aufgewendet wurden, und wir können kleine Änderungen vornehmen, die finanziell einen ziemlich großen Unterschied ausmachen.“

Diese Art von Budgeteinsparungen war noch nie so wichtig wie in diesen unsicheren Zeiten im Kunstbereich. GoMeddo arbeitet weiterhin mit ENO zusammen und entwickelt das System weiter, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden, während sie die COVID-Herausforderungen meistern und ENO dabei helfen, weiterhin innovativ zu sein und die Oper den Massen näher zu bringen.