Die einzige Quelle der Wahrheit für die English National Opera

Die ENO ist "das nationale Opernhaus für alle". Seine Aufführungen, die in englischer Sprache gesungen werden, tragen dazu bei, Sprachbarrieren zu überwinden und "neue Erfahrungen mit einer Oper zu schaffen, die inspiriert." Die English National Opera setzt sich für Inklusion ein und widersetzt sich der traditionellen Erwartung, dass die Gäste formelle Kleidung tragen müssen, und öffnet stattdessen ihre Türen für alle. Die ENO hat ein innovatives Modell entwickelt, das für die moderne Zeit geeignet ist. Aber ihre Betriebssysteme sind in der Vergangenheit stecken geblieben.
Wie jedes Opernhaus steht auch die ENO vor der Herausforderung einer äußerst komplexen Logistik: Die Arbeitszeiten des Personals verwalten, Requisiten und Kostüme akribisch dokumentieren und lagern, die Aufführungen der kommenden Jahre planen und ausgeliehene Opern nach Übersee verschicken.
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Komplexe Logistik mit manuellen Altprozessen verwalten

Die Mitarbeiter jonglieren täglich mit einem Strom von sich ständig ändernden Informationen, die jedes einzelne Produktionselement betreffen. Unglaublich, sagt Katie Haynes von der ENO, dass dies alles mit Hilfe einer Excel-Tabelle namens "The Cards" oder mit Papierunterlagen verwaltet wird, die in jeder Abteilung an eine Tafel geheftet sind.
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"Es ist sehr viel manuelle Kontrolle, und jedes Mal, wenn wir eine Spielzeit ankündigen, muss ich mich an meinen Computer setzen, die Datenbank überprüfen und sicherstellen, dass alle Details korrekt sind. Jeder hat seine eigene, ausgedruckte Version der Karten bei sich, und wenn sich etwas ändert, muss jeder die Informationen in seinem eigenen Dokument ändern. Die Möglichkeit menschlicher Fehler ist unglaublich hoch, denn wir sind alle nur Menschen, und wenn etwas falsch ist, kann das wirklich schlimm sein.
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Angetrieben von der klaren Notwendigkeit, die Informationen zu zentralisieren, die Zugänglichkeit zu verbessern und die Abläufe zu modernisieren, hat ENO ein Ausschreibungsverfahren eingeleitet, um einen Technologiepartner zu finden, das 2020 mit der Wahl von GoMeddo abgeschlossen wurde.

"Letztendlich bot GoMeddo die größere Kapazität, unsere Ideen anzupassen und umzusetzen", sagt Katie. "Als Opernhaus haben wir sehr spezifische Anforderungen an die Bearbeitung und Handhabung von Buchungen, die nicht gerade dem Mainstream entsprechen. GoMeddo war dafür sehr aufgeschlossen."

‍Eineeinzige Quelle der Wahrheit und ein einfaches digitales Verwaltungssystem‍

Infolgedessen haben ENO und GoMeddo gemeinsam ein vollständig maßgeschneidertes System entwickelt, das die vielen Buchungen und komplizierten Details rationalisieren kann, die von einer Abteilung, einer Produktion oder einem Lauf zur nächsten weitergegeben werden. Es wurden maßgeschneiderte Funktionen entwickelt, um die spezifischen Anforderungen von ENO zu erfüllen. Dazu gehört eine "Ghost"-Funktion, die es ermöglicht, vor der Live-Veröffentlichung Entwürfe von Spielplänen zu erstellen, die Planungsfunktionen zu verbessern und ein QR-Code-System zu erstellen, mit dem alle Kostüme dem jeweiligen Darsteller und der jeweiligen Aufführung zugeordnet werden können, was Kontinuität gewährleistet und wertvolle Zeit spart. ENO verfügt jetzt über 6 separate Kalenderansichten, die alle von jedem, der über eine entsprechende Berechtigung verfügt, überlagert, angepasst und manipuliert werden können. Dies bietet eine Transparenz, die ENO noch nie zuvor erlebt hat. Jedes einzelne Detail einer Aufführung befindet sich jetzt an einem Ort. Auf Show Bibles, die jeder Abteilung die spezifischen Anforderungen für jede Show liefern, kann direkt zentral zugegriffen werden, was eine bessere Arbeitsumgebung schafft. In einer geschichtsträchtigen Branche ist die Fähigkeit, auf die Details zurückzublicken, unerlässlich.
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"Wir haben jetzt eine ewige Aufzeichnung darüber, wer was bei welchem Auftritt getragen hat. In dieser Branche ist es entscheidend, das zu wissen. Wir können sagen: 'Dieses Kleidungsstück wurde von dieser Person vor 30 Jahren getragen'. Es ermöglicht uns auch, frühere Maße zu erfassen. Früher war es sehr mühsam, das für jede wöchentliche Aufführung zu tun, aber jetzt wird das im System sehr gut gehandhabt."
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Zum ersten Mal bietet ein neuer Darsteller-Kalender ENO einen umfassenden Überblick darüber, was die Darsteller wo tun. Die Aktivitäten und Anforderungen jedes Darstellers, von gesetzlichen Verpflichtungen bis hin zu Allergien, werden protokolliert, was einen schnellen Überblick über die Verfügbarkeit ermöglicht und sicherstellt, dass die Arbeitsvorschriften eingehalten werden. Es wurden auch Kalenderansichten für Aufführungsräume, Opernvermietungen, Personal, Aufführungsläufe und natürlich die Karten erstellt, die einen vollständigen Überblick bieten. ENO und GoMeddo haben eine nahezu exakte digitale Kopie der Karten erstellt, so dass jeder, der ein iPad oder Smartphone besitzt, auch unterwegs auf die aktuellste Version zugreifen kann - was in einer Theaterumgebung unerlässlich ist. Wichtig ist, dass ENO nun über eine einzige Quelle der Wahrheit für seine gesamte Planung verfügt, wodurch die Möglichkeit menschlicher Fehler erheblich reduziert wird. Die Funktionalität kommt zu einer Zeit, die für den Kunstsektor sehr schwierig ist, da die COVID-Beschränkungen den Zugang zu Aufführungen stark behindern. Aber Katie rät, dass die Technologie jetzt mehr denn je gebraucht wird.
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"In der Vergangenheit haben wir Produktionsläufe Jahre im Voraus geplant, und alles war genau festgelegt; wir kannten unsere Budgets, und es gab nicht viel Spielraum. Aber mit COVID musste ich die Karten wöchentlich verschicken, weil sich die Pläne ständig änderten."
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Sich ändernde Vorschriften und Zuschauerzahlen
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Die sich ändernden Vorschriften in Bezug auf Zuschauerzahlen und Sicherheitsvorkehrungen bedeuteten, dass Aufführungen durch Aufnahmen oder Werbespots ersetzt wurden, die den Raum innerhalb der COVID-Vorschriften sicher nutzen konnten. Mit GoMeddo konnte die ENO flexibel reagieren und besser vorausplanen. Als Salesforce-Integration bietet GoMeddo detaillierte Berichte zur Unterstützung der weiteren Planung und Budgetierung. Der Personalkalender ist eine Funktion, die ENO einen erheblichen Einfluss auf das Budget verschafft.
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"In der Vergangenheit konnten wir nie sagen, wie viele Stunden wir an einer Show arbeiten. Wir hatten einfach nicht die Möglichkeit dazu. Wir konnten nicht aufzeichnen, an welchen Sendungen die Mitarbeiter arbeiteten, was bedeutete, dass wir immer auf der Grundlage von Vermutungen arbeiten mussten, wenn es um unser Budget ging. Jetzt hingegen haben wir einen sehr genauen Bericht, der genau angibt, wie viele Stunden für eine Sendung aufgewendet wurden, und wir können kleine Änderungen vornehmen, die einen großen finanziellen Unterschied machen.

Diese Art von Budgeteinsparungen war noch nie so wichtig wie in diesen unsicheren Zeiten im Kunstbereich. GoMeddo arbeitet weiterhin mit ENO zusammen und entwickelt das System weiter, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden, während sie die COVID-Herausforderungen meistern und ENO dabei helfen, weiterhin innovativ zu sein und die Oper den Massen näher zu bringen.